Fattura elettronica 2026 per PMI e professionisti

Cos'è la fattura elettronica e perché è obbligatoria

La fattura elettronica è un documento in formato XML strutturato (formato FatturaPA) che viene trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate. Non è una normale PDF inviata per email — è un file con una struttura dati precisa che il sistema fiscale italiano legge e valida automaticamente.

Dal 1° gennaio 2024, l'obbligo si estende a tutti i soggetti IVA, compresi:

I piccoli agricoltori in regime di esonero (ricavi fino a 7.000€) restano invece esclusi dall'obbligo di emissione: dal 20 marzo 2024 devono solo dotarsi di un codice destinatario o PEC per ricevere le fatture, senza più poter usare il codice generico "0000000".

Il Sistema di Interscambio (SdI): come funziona

Il SdI è il "postino" digitale dell'Agenzia delle Entrate. Quando emetti una fattura elettronica:

1. Il tuo software la invia al SdI in formato XML

2. Il SdI controlla che il formato sia corretto e che il codice fiscale/partita IVA del destinatario esista

3. Se tutto è corretto, la consegna al destinatario (tramite codice destinatario, PEC o direttamente nell'area riservata)

4. Il SdI invia una ricevuta di consegna o, se c'è un errore, uno scarto con il motivo

La fattura si considera emessa nel momento in cui il SdI la accetta, non quando la invii tu.

Tempi di emissione: le scadenze da rispettare

Il mancato rispetto dei termini comporta sanzioni: dal 1° settembre 2024 (D.Lgs. 87/2024), la sanzione per omessa o irregolare fatturazione è pari al 70% dell'imposta dovuta, con un minimo di 300€ per operazione — ridotta secondo le regole del ravvedimento operoso in caso di regolarizzazione spontanea.

Codici destinatario e PEC: come funziona la ricezione

Per ricevere fatture elettroniche, ogni contribuente deve comunicare al SdI dove recapitarle:

Se sei un professionista o una PMI che riceve molte fatture, avere un codice destinatario collegato al tuo gestionale è molto più pratico della PEC — evita di dover scaricare manualmente ogni documento.

Regime forfettario e fattura elettronica: le particolarità

I forfettari non applicano l'IVA, quindi la fattura elettronica ha alcune differenze rispetto al regime ordinario:

Conservazione digitale: 10 anni di obbligo

Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità digitale per 10 anni (art. 2220 del Codice Civile), con un processo di conservazione sostitutiva a norma del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005): firma digitale, marca temporale, e i requisiti di autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.

Molti intermediari (commercialisti, CAF, gestionali) offrono questo servizio incluso. Syntra non sostituisce un servizio di conservazione sostitutiva — per quello serve un fornitore accreditato o il tuo intermediario — ma ti lascia sempre a disposizione i dati e i documenti che hai caricato.

Come Syntra gestisce le fatture elettroniche

Syntra non legge il file XML dello SdI: funziona a partire da una foto, un PDF o un'immagine della fattura (anche quella che il tuo gestionale o intermediario ti mostra a schermo). Da lì:

Per chi usa già un intermediario per l'invio al SdI, Syntra si affianca come strumento di analisi e controllo — senza duplicare il lavoro.

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Fonti